Creación del Archivo Central de la Fundación Cultural del Banco Central de Bolivia

Una hazaña archivística-. La noche del 5 de septiembre de 2025 se vivió un momento especial: la inauguración del Archivo Central de la Fundación Cultural del Banco Central de Bolivia (Fcbcb), un hito en la historia archivística de Bolivia, que consagra el derecho de petición y el derecho de acceso libre a la información. La principal institución cultural del país tiene ahora un centro que garantiza la custodia, preservación y servicio de la documentación que ha generado como testimonio de sus actos administrativos. El Archivo Central es una necesidad en cualquier institución, pública o privada, pues facilita el acceso oportuno y confiable a la documentación institucional para fines propios de la entidad y para responder de manera efectiva a las peticiones de la sociedad civil.

Su creación responde a una planificación cuidadosa para recoger la totalidad de documentos que han ingresado a la fase inactiva al prescribir en ellos el valor administrativo y el valor fiscal, como lo establece la Ley 1178 y el DS 23318-A. El Archivo Central se genera a través de las transferencias intraarchivísticas desde los archivos de gestión (llamados también archivos de oficina), que se realiza siguiendo una metodología perfectamente establecida que determina la entrega de fracciones de serie, debidamente inventariadas a nivel de expediente, aplicando la norma internacional de descripción archivística (general), aprobada por el Consejo Internacional de Archivos. La tarea de preparar las series a transferir requiere capacitación técnica pues debe ser encarada por los responsables de los archivos de gestión que son, a la vez, jefes de unidades funcionales, los cuales no conocen el procedimiento archivístico. Es una tarea laboriosa pues cada expediente debe estar integrado por documentos originales y foliados, como señala la Ley 2341 y el DS 27113. La primera transferencia suele ser traumática ya que implica identificar series documentales de larga data. En el caso de la Fcbcb se trata de documentos producidos desde 1995, es decir 27 años.

La estrategia exitosa: el papel de pasantes universitarios

Para ese fin se realizó un curso de capacitación dirigido a jefes y jefas de unidades funcionales y al personal operativo, con un módulo de legislación archivística y otro sobre el procedimiento para identificar las documentaciones inactivas, verificar el carácter original de los documentos, garantizar la integridad de los expedientes, retirar duplicados y la foliación, requisitos para su transferencia al Archivo Central. El proceso empezó en enero y culminó en agosto de 2025, decisión que faculta al Archivo Central a planificar sus actividades a través del Plan Operativo Anual, con asignación de un presupuesto de funcionamiento y la dotación de un ítem de planta para la Responsable de Archivo Central.

Transferir, en una misma acción documentación producida en 27 años de existencia de la Fcbcb, requería un plan muy bien meditado. El personal responsable [1] no daba abasto en lo absoluto, por lo que se involucró a jefes de unidades funcionales que trabajaron incansablemente para alcanzar el objetivo. En ese proceso se experimentó la “resistencia al cambio”, fenómeno recurrente en la administración pública, que se expresa por miedo a lo desconocido, pérdida de poder o estatus, miedo al fracaso o simplemente por falta de información, fenómeno ampliamente estudiado [2]. Aun así era insuficiente, por lo que acogiéndonos al programa “Mi Primer Empleo” [3] incorporamos estudiantes universitarios para apoyar en las tareas de identificación y descripción de los expedientes [4].

Base normativa del Archivo Central

La creación del Archivo Central de la Fcbcb se sustenta en el DS 22145 (declara utilidad pública a las documentaciones inactivas), Ley 1178 (señala la obligación de garantizar el acceso a información oportuna y confiable), el DS 23934 (establece la obligación de crear la memoria institucional con el objetivo de conservar los expedientes producidos), Ley 2341 (consagra el derecho de las personas a acceder a los archivos, registros públicos y a los documentos que obren en poder de la Administración Pública, así como a obtener certificados o copias legalizadas de tales documentos) y la Constitución Política del Estado (CPE) (determina las obligaciones para el ejercicio de la función pública: inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la función, sin que puedan sustraerlos ni destruirlos).

Con esa base legal el Consejo de Administración de la Fcbcb autorizó la creación del Archivo Central, el cual tiene la función de custodiar la documentación inactiva, estandarizar los procesos de transferencia, realizar controles de calidad documental y ofrecer servicios de información especializados.

Historia de la Fcbcb

La Fcbcb se creó mediante Ley Nro. 1670 de 31 de octubre de 1995, como una persona colectiva estatal de derecho público, bajo tuición del Banco Central de Bolivia (BCB), con la misión de recuperar, fortalecer, salvaguardar, custodiar, conservar, registrar, investigar y difundir el patrimonio cultural material e inmaterial del Estado Plurinacional de Bolivia que se encuentra bajo su responsabilidad, así como promover las manifestaciones y producciones culturales garantizando espacios de acceso, encuentro, diálogo y acción desde la equidad y la diversidad.

En 1997 la Fcbcb entró en funcionamiento, conformada por un Consejo de Administración y cuatro centros culturales: Casa de la Libertad, Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia (Sucre), Casa Nacional de Moneda (Potosí) y Museo Nacional de Etnografía y Folklore (La Paz). El 23 de mayo de 2002 se adhiere el Museo Nacional de Arte (La Paz); en 2009 abre sus puertas el Centro de la Cultura Plurinacional de Santa Cruz; el Museo Fernando Montes se inaugura en enero de 2019; el Centro de la Revolución Cultural se abre en 2019; el 19 de diciembre de 2018 el artista Gil Imaná dona su casa y seis mil 868 bienes culturales y abre sus puertas el 28 de julio de 2023. Finalmente el Centro Cultural Museo Marina Núñez del Prado es transferido por Ley Nro. 1231 y se inaugura el 1 de agosto de 2025.

Historia archivística

Durante el período 1995-2020 la gestión documental se limitó a dos consultorías (2010 y 2018) enfocadas exclusivamente a documentación inactiva. La institución se expandió sus iniciales cuatro unidades organizacionales y cuatro repositorios nacionales a nueve unidades organizacionales y 10 repositorios nacionales y centros culturales en 2025, generando un volumen documental de 337 metros lineales de documentación sin gestión adecuada. A partir de 2021 se implementó una estrategia integral de transformación archivística, proceso iniciado a raíz del trabajo dirigido de la universitaria Patricia Humana Lluta para organizar las series “Actas del Consejo de Administración” y “Resoluciones del Consejo de Administración”, mediante un plan archivístico de seis fases: institucionalización, gestión integrada, transferencias documentales, capacitación continua, infraestructura y equipamiento. El proceso culminó con la creación oficial del Archivo Central mediante Resolución del Consejo de Administración Nro. 83 / 2025 del 20 de agosto de 2025.

Organización y estructura del Fondo

El fondo documental de la Fcbcb se estructura siguiendo los principios archivísticos universales de procedencia, respeto a la estructura interna del fondo y orden original, garantizando la integridad y autenticidad de la documentación institucional. La clasificación de tipo orgánico-funcional permite una articulación directa entre la estructura administrativa y la estructura archivística. La ordenación y descripción documental facilita tanto la consulta como la comprensión de la evolución institucional a través del tiempo.

La estructura del fondo comprende tres divisiones mayores (Consejo de Administración, Presidencia y Dirección General) y 17 divisiones menores que reflejan la estructura organizacional de la entidad. Cada sección agrupa series documentales específicas, respetando la relación orgánica entre productor y documentos generados. Las series de mayor trascendencia son: “Actas del Consejo de Administración” (1997-2022), “Resoluciones del Consejo de Administración” (2001-2022), “Resoluciones Administrativas” (2001-2022) y “Comprobantes de contabilidad” (1997-2022), que constituyen el núcleo decisional y la memoria administrativa de la institución.

Servicios

El Archivo Central ofrece cuatro servicios principales: a) consulta documental con recuperación de información oportuna y confiable; b) préstamo documental interno y externo bajo protocolos de control; c) servicio de digitalización; y d) servicio fedatario: legalización y certificación de documentos. Estos operan bajo estándares de calidad que garantizan la integridad documental, la confidencialidad y la eficiencia en los tiempos de respuesta, contribuyendo significativamente a la transparencia institucional y al acceso democrático a la información pública. La atención se proporciona a través de cuatro canales complementarios: Presencial, en instalaciones del Archivo Central; Virtual, mediante correo electrónico institucional para solicitudes formales y envío de documentación digitalizada; Sistema telefónico interno para consultas urgentes y orientación; y Servicio innovador vía WhatsApp.

Estas modalidades garantizan la accesibilidad a los servicios archivísticos, optimizando la gestión de solicitudes y posicionando al Archivo Central de la Fcbcb como referente en la modernización de servicios públicos especializados. En el plano político, garantiza la máxima transparencia institucional de cara a la transición de gobierno ordenada.

• Por Luis Oporto Ordóñez:  Historiador, Magister Scientiarum en Historias Andinas y Amazónicas y docente titular de la carrera de Historia de la UMSA

1 Marisabel Zubieta, Patricia Humana y Reyna Roque. P. Humana se graduó con la modalidad de trabajo dirigido: “Organización de Actas y Resoluciones de la Fcbcb”, luego fue contratada como consultora y se le asignó ítem como Responsable de Archivo Central.

2 Escudero Macluf, J.; Delfín Beltrán, L. A. y Arano Chávez, R. M. (2014): El desarrollo organizacional y la resistencia al cambio en las organizaciones. Ciencia administrativa, 1:2-9; García Cabrera, A. M.; Álamo Vera, F. R.; García-Vera Hernández, F. (2011): Antecedentes de la resistencia al cambio: factores individuales y contextuales. Cuadernos de Economía y dirección de la empresa, 14 (4): 231-246.

3 Bolivia suscribió el Tratado Internacional de Derechos de la Juventud en 2005, pero es con el gobierno de Evo Morales que entra en vigor, el 1 de marzo de 2008. La CPE de 2009 señala que “el Estado garantizará la incorporación de las jóvenes y los jóvenes en el sistema productivo de acuerdo con su formación y capacitación” (Art. 48. VII). El DS 29246 (2007) instituye el Programa “Jóvenes en Acción, Mi Primer Empleo Digno”, dirigido a incrementar la inserción laboral de jóvenes, mediante capacitación y pasantías; el DS 29579 (2008) establece los mecanismos administrativos financieros para la primera fase del Programa; el DS 263 (2009) amplía el Programa y el D. S. 669 (2010), incorpora fondos de la Aecid. Por su parte, la Ley 342, Ley de la Juventud (2013), garantiza a las jóvenes y los jóvenes el ejercicio pleno de sus derechos y deberes.

4 Univ. Boris Ávila, Polet Pérez y Alejandro Tola (carrera de Historia); María Apaza, trabajo dirigido (carrera de Ciencias de la Información) de la UMSA.