octubre 23, 2020

El incendio de archivos en la empresa Lockers Bolivia S.A.

Una trágica noticia encabeza los titulares de la prensa nacional dando cuenta del incendio de grandes proporciones que destruyó por fuego “toneladas de Archivos y 50 años de historia institucional” que resguardaba la empresa de custodia de archivos Lockers Bolivia S.A. de la ciudad de Cochabamba, la tarde del sábado 3 de agosto. De acuerdo a los informes de la Policía Nacional, las instalaciones de Lockers Bolivia S.A. ardieron por 13 horas devorando toneladas de archivos de empresas privadas, cooperativas e instituciones públicas “reducidos a cenizas y las pérdidas son imposibles de cuantificar en dinero, debido a que la cantidad y la importancia de la información que allí se guardaba debe ser evaluada por cada cliente afectado”.

El diario Opinión de Cochabamba informa que “Lockers Bolivia S.A. es una empresa que se dedica a administrar y custodiar documentos físicos y digitales. Los archivos estaban guardados en decenas de cajas fuertes que no soportaron el infierno que se desató. Las cajas fuertes se derritieron y los archivos de instituciones como la Aduana, bancos, la Gobernación y alcaldías se quemaron”. Según el diario Los Tiempos de Cochabamba, cuando los bomberos acudieron al lugar del siniestro, a los diez minutos de la alarma, “se encontraron con [que] el lugar estaba cerrado con un sistema electrónico, por lo que tuvieron que violentar la puerta. Aun se verifica si el lugar contaba con un sistema de protección contra incendios como los detectores de humo, por el tipo de materiales que manejaba”.

Estas empresas de archivos en custodia han ido introduciéndose de manera paulatina en Bolivia, principalmente desde sus centrales en Chile, Perú y Colombia. Raúl Bossini, quien ha estudiado su naturaleza, señala que son empresas dedicadas “a la custodia de archivos, [hecho que] implica la guardia y custodia de material documental, así como la seguridad y protección de los archivos, de los cuales son responsables”. En España este tipo de empresas existen desde 1905, como la Gil Stauffer, que ofrece un servicio “orientado a mejorar la eficacia del negocio de sus clientes”, argumento suficiente para cautivar a los administradores de empresas privadas e instituciones públicas. Efectivamente, las ‘bondades’ del sistema de custodia de estas empresas son determinantes para la transferencia de sus archivos institucionales: Liberación de espacio físico; Optimización en la gestión de archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos; Acceso remoto al expediente; Traslado del documento, consulta y actualización; Acceso controlado a documentación confidencial y conservación. Para estas empresas los principios se trastocan en el paradigma del costo-beneficio, que reporta altas tasas de ganancia que obtienen como resultado de sus servicios, para lo cual disponen de inmensos galpones con estantería y servicios informatizados.

¿Pero qué clase de tareas se realizan al interior de estas empresas? Ciertamente no las que señala la ciencia archivística, pues ignoran premeditadamente la prevalencia de los principios de procedencia, el respeto a la estructura interna del fondo y el del orden natural de las series, que se subsumen en las “soluciones de software” (los sistemas informáticos de digitalización), con los que logran acceder de manera oportuna al documento o expediente. En consecuencia, el personal a cargo de la organización de archivos no necesariamente debe ser versado en la ciencia de los archivos, lo que explica la ausencia de personal durante aquella tarde en la que se produjo el aciago incendio, siendo una norma que debe existir personal de seguridad, vigilante y atento para dar la alarma ante cualquier eventualidad. De hecho no es el primer galpón que se incendia, pues en la década de los 80’s se incendió un depósito de la empresa Exprinter, ocasión en la que se destruyó el archivo personal de un expresidente y está aún fresca en la memoria el incendio de los depósitos de la Ex Fábrica Said, alquilados por el Ministerio de Educación, que perdió los bienes que había depositado.

En el pasado reciente al menos dos instituciones públicas mencionaron que habían recibido la oferta de una de esas empresas para custodiar sus documentos, y consultaron si la ley lo permitía. Nuestro argumento, basado en el alcance de la Ley 1178 (Vg. DS 23318-A, reformado), tal como lo establece con meridiana claridad la Ley 2029 del Estatuto del Funcionario Público, es que la custodia de los archivos resultantes de la función pública, es responsabilidad de los funcionarios públicos. No obstante, al no existir en la ley una prohibición expresa sobre la terciarización de la custodia de archivos institucionales, muchos administradores optan por entregarlos a esta clase de empresas. En el ámbito privado esta tendencia es mucho mayor por lo cual sus administraciones son proclives a entregarlos en custodia.

La Constitución Política del Estado promulgada el 2009 es mucho más clara pues señala que “es obligación de los servidores públicos, Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la función pública, sin que puedan sustraerlos ni destruirlos”, es decir que los documentos resultantes de la función pública, no deben ni pueden salir del control de los agentes del Estado (verbi gracia, los servidores públicos). Ergo, ninguna entidad pública (llámese empresa pública o mixta, institución pública, servicios nacionales, órganos de poder del Estado, órganos de control del Estado, etc.) debe deslindar la obligación señalada en el Art. 237.2 de la CPE.

Importantes empresas e instituciones públicas del Estado Plurinacional han asumido con seriedad el mandato de custodiar sus archivos institucionales, mandando construir edificios de Archivo, o en su defecto “depósito en una dependencia adecuada, dotado de las condiciones necesarias de espacio, equipo y seguridad, donde se trasladará la documentación inactiva de la entidad”, como manda el DS 22145 y el DS 23934. ¿Cumplen esos requisitos los galpones que instalan las empresas de custodia de archivos? Las fotografías del siniestro muestran lo contrario. En los últimos años se han construido edificios específicamente diseñados para la función de Archivo, ya sea para custodiar documentos de valor administrativo (Archivos Centrales) y menos aun los de carácter histórico (archivos históricos por antonomasia).

La Ley 004, de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción, señala que “los Archivos Administrativos o de Oficina, son bienes del Estado; se constituyen en única prueba material que establece la transparencia funcionaria”. (Art.4) Por ello mismo, el servidor público “que ilegalmente omitiere, rehusare hacer o retardare un acto propio de sus funciones, será sancionado con privación de libertad de uno a cuatro años”, al incurrir en incumplimiento de deberes, “pena agravada en tercio cuando el delito ocasione daño económico al Estado”. (Art. 154) la misma ley ordena que los “servidores públicos deben trabajar con ética, transparencia, gratuidad, celeridad”, en “defensa del patrimonio del Estado”, siendo los archivos, parte integral del mismo, los archivos institucionales.

Queda pues demostrado que los archivos propios de la administración no pueden ni deben ser terciarizados, así como tampoco pueden entregarse los documentos inactivos a las empresas privadas, pues la misma CPE afirma que estos documentos al pasar a la categoría de documentos históricos (según lo dispone el DS 5758, además), conforman el Patrimonio cultural del Estado, siendo dicho patrimonio, “inalienable, inembargable e imprescriptible”, asumiendo el Estado, la obligación de “su registro, protección y recuperación”. Por tanto, esos documentos que forman la riqueza histórica documental pertenecen a la sociedad en su conjunto, pues “es patrimonio cultural del pueblo”. El Estado viabiliza este mandato constitucional por medio de las entidades estatales que son las llamadas por ley para disponer su custodia en “repositorios destinados a preservar y accesibilizar para la consulta; evaluar las que tienen valor permanente para su transferencia al Archivo Nacional, y las que sean superfluas sean desechadas bajo control legal”, (DS 22146; 25046) y en “establecimientos donde, por ley, deben conservarse la documentación oficial y nacional de valor permanente”. (Ley 13/10/1883, D.S. 5758)

Las empresas de custodia de archivos han ingresado a Bolivia y otros países, al calor de los gobiernos neoliberales, en su pretendido anhelo de “achicar las responsabilidades del Estado”, incluso en áreas tan sensibles como son los archivos administrativos, los cuales jamás debieran haber salido de su ámbito institucional natural. Las autoridades deben establecer responsabilidades, tanto por parte de la empresa de custodia de archivos como de las instituciones públicas que han entregado sus documentos resultantes de la función pública, como si se tratara de una vil mercancía, cuando es parte integral del Patrimonio del Estado.


*    Historiador, Docente Titular de Archivística (UMSA).

Be the first to comment

Deja un comentario